Si trabaja como autónomo o contratista independiente, la mayoría de sus clientes le pedirán que rellene el formulario W-9, Solicitud de número de identificación del contribuyente (TIN) y certificación. Este formulario ayuda a las empresas a recibir información clave de sus proveedores con el fin de preparar las declaraciones informativas para el IRS. Las empresas tienen que presentar declaraciones informativas utilizando el formulario 1099-MISC siempre que paguen a un trabajador autónomo o contratista independiente un total de 600 dólares o más durante el año.
Tus clientes utilizarán la información de tu W-9 para poner tu nombre, el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación del contribuyente (TIN) en el 1099-MISC que presentan sobre ti. Enviarán una copia del 1099-MISC al IRS y otra copia a usted a finales de enero, tras el final del año fiscal.
Otras circunstancias por las que se le puede pedir que rellene un W-9 incluyen:
- Ciertas transacciones inmobiliarias
- Intereses hipotecarios pagados
- Adquisición o abandono de bienes garantizados
- Cancelación de deudas
- Contribuciones a un acuerdo de jubilación individual (IRA)
Cómo rellenar el formulario W-9: Solicitud de número de identificación del contribuyente (TIN) y certificación
El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más fáciles de completar, pero si los formularios de impuestos le ponen nervioso, no se preocupe. Le guiaremos a través de la forma correcta de completarlo.
Paso 1: Introduzca su nombre tal y como aparece en su declaración de impuestos.
Paso 2: Introduzca el nombre de su negocio o el nombre de la «entidad no considerada», si es diferente del nombre que introdujo para el paso 1. Por ejemplo, usted podría ser una empresa unipersonal, pero para fines de marketing, no utiliza su nombre personal como su nombre comercial; en cambio, está «haciendo negocios como» algún otro nombre. En este caso, deberá introducir ese nombre. En cuanto a la parte de la entidad no considerada, si no sabe lo que es, probablemente no lo sea. El tipo de entidad no considerada más común es una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro.
Paso 3: ¿Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación fiscal federal: propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso/estado, sociedad de responsabilidad limitada u «otro»? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, es probable que sea una empresa unipersonal, porque habría tenido que presentar un montón de papeleo para convertirse en una de las otras entidades.
Paso 4: Exenciones. Lo más probable es que dejes estas casillas en blanco. Aquí tienes un par de excepciones:
1. Los beneficiarios que están exentos de la retención de seguridad, como las empresas (en la mayoría de los casos), podrían necesitar introducir un código en la casilla «Código de beneficiario exento». Las instrucciones del Formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus códigos, así como los tipos de pagos para los que deben utilizarse estos códigos. Las empresas que rellenan un W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, introducirían el código «5».
2. Los beneficiarios que están exentos de informar según la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA) podrían tener que introducir un código en la casilla «Código de exención de información FATCA». Ninguna de estas casillas se aplicará al típico contratista independiente o trabajador autónomo.
Paso 5: Proporcione su dirección, ciudad, estado y código postal. Qué pasa si su dirección de casa es diferente a la de su negocio? ¿Qué dirección debe proporcionar en el formulario W-9? Utilice la dirección que utilizará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si usted es un propietario único que alquila un espacio de oficina, pero presenta su declaración de impuestos utilizando la dirección de su casa, introduzca la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su formulario 1040.
Paso 6: En este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que quiera rellenar esta casilla para mantener un registro de a quién proporcionó su número de identificación fiscal.
Paso 7: El IRS llama a esta sección Parte I, lo que tiene que hacer que se pregunte qué fueron todos esos pasos que acaba de completar. Aquí, usted debe proporcionar el número de identificación fiscal de su negocio, que será su número de seguro social individual (SSN) si usted es un propietario único, o su número de identificación del empleador (EIN) si usted es otro tipo de negocio. Ahora bien, algunos propietarios únicos también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos utilicen su SSN en el formulario W-9. De nuevo, hacerlo así facilitará la coincidencia de cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que presentará con su SSN.
¿Y si su negocio es nuevo y no tiene un EIN? Todavía puedes rellenar el formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir «solicitado» en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo antes posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a la retención de seguridad. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuación para el Paso 8, Parte II, para obtener más información sobre la retención adicional.
Paso 8: En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su información antes de poder firmar el formulario W-9. Mentir intencionadamente en un formulario de impuestos puede suponer que tengas que pagar una multa o ir a la cárcel; Hacienda no se anda con chiquitas. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debes certificar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:
1. El número que aparece en este formulario es mi número de identificación de contribuyente correcto (o estoy esperando a que se me emita un número).
Si estaba pensando en utilizar un número de identificación fiscal «prestado», robado o inventado, piénselo dos veces antes de mentir bajo juramento.
2. No estoy sujeto a la retención de seguridad porque: (a) estoy exento de la retención de seguridad, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a la retención de seguridad como resultado de no haber declarado todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a la retención de seguridad.
La mayoría de los contribuyentes están exentos de la retención de seguridad. Si no tienes ni idea de lo que habla Hacienda aquí, probablemente estés exento. Si no estás exento, Hacienda te lo habrá notificado, y la empresa que te paga tiene que saberlo porque está obligada a retenerte el IRPF de tu sueldo a un tipo fijo del 24% y enviarlo a Hacienda. Por cierto, ahora ya sabes otra buena razón para no hacer trampas en tu declaración de la renta: Puede que tengas que contárselo a un futuro cliente, y eso puede hacer que la empresa se lo piense dos veces. El punto (c) básicamente dice que si alguna vez estuviste sujeto a la retención adicional pero ya no lo estás, nadie tiene por qué saberlo.
3. Soy ciudadano estadounidense u otra persona estadounidense.
Si eres un extranjero residente, estás a salvo. El IRS también considera que son «personas estadounidenses» las siguientes: una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; un patrimonio doméstico; y un fideicomiso doméstico. Si su empresa es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican normas especiales; lea sobre ellas en las instrucciones del formulario W-9. Si no es ciudadano estadounidense, puede que tenga que rellenar el formulario W-8 o el formulario 8233 en su lugar.
4. El código(s) FATCA introducido(s) en este formulario (si lo hay) que indica(n) que estoy exento(s) de informar sobre FATCA es correcto.
Probablemente no tendrá que preocuparse por este, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA).
Consideraciones especiales a la hora de presentar el formulario W-9
El formulario W-9 le indica que debe tachar el punto 2 anterior si el IRS le ha notificado que actualmente está sujeto a una retención de seguridad porque no ha declarado todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.
Puede tachar el punto 2 si está rellenando el formulario W-9 en relación con una transacción inmobiliaria. El punto 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a la retención adicional.
Ahora bien, si lee la letra pequeña en las instrucciones del W-9 con cuidado, parece indicar que la mayoría de la gente no está obligada a firmar este formulario en absoluto. Por lo general, sólo está obligado a firmarlo si el IRS le ha notificado que previamente proporcionó un TIN incorrecto. Sin embargo, dejando de lado los tecnicismos, la persona que le pidió que rellenara el formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado, y buena suerte tratando de convencerle de lo contrario.
Devolver el formulario W-9
Devuelva su formulario W-9 completado a la empresa que le pidió que lo rellenara. Lo ideal es que lo entregue en persona para limitar su exposición al robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si tiene que enviar el formulario por correo electrónico, debería cifrar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y comprobar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Existen servicios gratuitos en línea que le ayudarán a hacer esto, pero compruebe su reputación antes de confiarles sus documentos.
El resultado final
Proporcionar información precisa en su Formulario W-9 le ayudará a garantizar que los pagos que reciba -u otras transacciones que requieran este formulario- se declaren correctamente al IRS. Si no está seguro de algunos elementos, como la clasificación adecuada de su negocio, consulte con su contador u otro asesor financiero.