Cuando los propietarios de negocios expanden sus emprendimientos e inversiones, los cambios en el panorama de la empresa comienzan a hacerse visibles. Los cambios, como la contratación de nuevo personal o la obtención de nuevos proveedores, pueden afectar al proceso general del negocio en términos de ganancias y pérdidas financieras.
Si la empresa sigue estancada en los procesos de pago tradicionales, un gran número de transacciones que involucren a clientes y proveedores puede ser un reto a manejar. Una forma eficaz de mejorar los procesos de pago es adaptar el proceso de matching a tres bandas.
¿Qué es el matching a tres bandas?
Un matching a tres bandas es el proceso de cotejar la factura, la orden de compra y el informe de recepción para validar los detalles de una compra antes de realizar un pago. El objetivo de este proceso es reducir el riesgo de fraude y de pérdidas financieras evitando el reembolso de compras no autorizadas.
La factura del proveedor es un documento en el que se indica el importe de los servicios o bienes que el comprador debe al proveedor. Es un documento que muestra el número de factura, el nombre y la información del proveedor, los descuentos por pago y el calendario de pagos.
La orden de compra (PO) es un documento que enumera los tipos, cantidades y precios de los productos y servicios acordados por el proveedor y el comprador. También se denomina recibo de confirmación del pedido.
Los productos, cantidades y precios específicos de cada artículo solicitado se denominan partidas. Las partidas también pueden incluir información adicional, como comentarios o cargos.
Un código único generado en el pedido se denomina número de pedido. Se utiliza como un número de seguimiento o referencia que es uniforme con la factura.
Mientras tanto, el informe de recepción es un documento que indica que el comprador recibió los bienes o servicios del proveedor. Una vez reconocido, este documento también se considera como una confirmación de pago.
Por qué debe utilizar una correspondencia tripartita
La correspondencia tripartita puede requerir mucho trabajo y tiempo porque tanto el proveedor como el comprador asignarán tiempo y recursos para realizar el papeleo necesario. El proceso también requiere que ambas partes comprueben y se envíen los documentos una y otra vez.
Aún así, el proceso de correspondencia a tres bandas es una práctica comercial eficaz tanto para los proveedores como para los compradores. Al adquirir, exigir y cotejar los tres documentos, las empresas pueden garantizar un proceso de pago infalible y seguro.
El proceso de cotejo hace que la auditoría sea sencilla. Los recibos de pedido y las facturas de los proveedores son dos documentos estándar necesarios para las auditorías. Exigir estos dos documentos antes de la finalización de una transacción contribuye a que el proceso sea sencillo.
Beneficios de la correspondencia a tres bandas
Los tres principales beneficios del proceso de correspondencia a tres bandas se centran en eliminar cualquier discrepancia en el proceso de compra.
Ahorro de tiempo y dinero
Una de las ventajas de la correspondencia a tres bandas es que ayuda a la empresa a ahorrar tiempo y dinero. La coherencia y la precisión de los datos son esenciales en cualquier proceso de pago. Cualquier información errónea y la duplicación pueden conducir a facturas fraudulentas de los proveedores y a transacciones pagadas en exceso. Con la concordancia a tres bandas, los pagos en exceso y otros posibles problemas de pago se detectan inmediatamente, incluso antes de la entrega.
Buena relación proveedor-comprador
La concordancia a tres bandas también refuerza las relaciones con los proveedores. Cuando los documentos necesarios se cumplen y se presentan a tiempo, los proveedores se sienten importantes y valorados. Como resultado, consideran a la empresa como un socio comercial reputado y digno de confianza.
Facilitar la auditoría
Una correspondencia a tres bandas también puede facilitar la auditoría y la contabilidad. Si los documentos están completos y sin errores, la recopilación de los mismos se convierte en algo sencillo. Además, los auditores no tendrán dificultades para comprobar los datos presentados.
Cómo funciona un proceso de correspondencia a tres bandas
El proceso de correspondencia a tres bandas funciona sistemáticamente, y de la siguiente manera:
- El comprador realiza el pedido al proveedor. Se envía la correspondiente OC al proveedor en base al pedido realizado.
- Un departamento de cuentas a pagar (AP) crea una factura en base a la OC.
- El comprador recibe una factura del proveedor en base a la OC.
- Los detalles de la factura se comprobarán si el contenido coincide con la OC. La comprobación se realizará a través de un proceso de aprobación de la factura.
- El comprador reconoce un informe de recepción emitido por el proveedor como prueba del pago y de la finalización del pedido.
- Si todos los detalles de los tres documentos coinciden, se aprueba la factura y se libera el pago.
Cómo funciona la concordancia a tres bandas
Para tener una explicación más detallada de cómo funciona el proceso, he aquí un ejemplo:
Una agencia de publicidad necesita 20 ordenadores portátiles nuevos para que los utilicen sus empleados. Tras realizar los pedidos, se envía la OC al proveedor.
Después de pedir los artículos al proveedor, el departamento de compras de la agencia recibe una factura de 10.000 dólares o información de facturación. La factura se basa en el PO enviado por el comprador al proveedor.
El departamento de contabilidad de la agencia realiza entonces un proceso de aprobación de la factura. Durante este proceso, los departamentos de compras y contabilidad tienen que verificar los elementos que figuran en la factura si coinciden con el PO, incluyendo cada partida y número de PO.
Al entregar los portátiles a la agencia, el departamento de recepción comprueba el PO y la factura con el informe de recepción o la entrada de mercancías. Este recibo sirve como prueba del pago y de la entrega de los artículos.
Otro documento que puede incluirse en el paquete de entrega es el albarán. Este documento indica los detalles del paquete -contenido, fecha de pedido y entrega- y la dirección de entrega. Cuando falta un portátil o se daña durante la entrega, el departamento de recepción puede consultar el albarán para posibles alteraciones.
En definitiva, todos los documentos deben tener la misma información. Si los tres documentos esenciales -la orden de compra, la factura y el informe de recepción- coinciden con la entrega real, se trata de una coincidencia a tres bandas.
Para mejorar el procesamiento de coincidencia de tres vías, un servicio de pago, como Tipalti, con optimización de extremo a extremo, desde la colocación del pedido hasta la liberación del pago, es una necesidad para un procedimiento estandarizado.
La diferencia entre la coincidencia de 2 vías, 3 vías y 4 vías
Por defecto, una coincidencia de 2 vías es lo que las empresas suelen tener. El proceso sólo necesita dos documentos, la factura y el pedido. Mientras tanto, la coincidencia de 4 vías añade otra capa en el proceso con fines de inspección y verificación.
El proceso de inspección se realiza después de la entrega. Todos los documentos se cotejan e inspeccionan antes de aceptar finalmente los bienes o servicios.
El cotejo a cuatro bandas es el que más tiempo consume pero el más meticuloso de todos los procesos. Debe realizarse sólo cuando se necesita un cumplimiento o verificación estrictos.
Comparado con el cotejo de 2 y 4 vías, el proceso de cotejo de 3 vías es la opción ideal de control interno.
El objetivo principal del matching de 3 vías es evitar que se produzca cualquier factura o pago incorrecto y fraudulento en una empresa. El matching de 3 vías ayuda a las empresas a evitar problemas relacionados con AP al resolver cualquier posible desajuste en las facturas y pedidos antes de que se procesen los pagos.
Los inconvenientes del proceso de matching manual
La mayoría de las empresas utilizan procesos de matching manual para registrar las transacciones financieras. El procesamiento manual incluye la obtención de documentos físicos en forma de diarios o libros de contabilidad.
Aunque los registros físicos pueden ser tradicionales y siempre accesibles, tiene muchas más desventajas en comparación con las soluciones automatizadas.
Cuesta más
El procesamiento manual promedio cuesta alrededor de $12-$30 por pieza, lo que puede hacer estallar alrededor de cinco a seis dígitos por mes. Cada papel utilizado también cuesta una fortuna si se computa por separado del servicio. Considerar métodos alternativos, como el procesamiento automatizado, puede restar una gran parte del presupuesto asignado a la gestión manual.
Consume tiempo
El procesamiento manual de cotejos lleva tiempo, incluso con dos o tres empleados trabajando juntos en él. Reunir a personas, como proveedores y supervisores, para que firmen los documentos puede llevar tiempo. Comparar e introducir físicamente los datos también puede causar retrasos.
Pagos atrasados
Por mucho que las empresas quieran pagar a sus proveedores a tiempo, el procesamiento manual puede causar retrasos debido a los atrasos o a los documentos extraviados. Los retrasos en los pagos empañan la reputación de la empresa y pueden afectar a futuras transacciones.
Error humano
El procesamiento y comprobación manual de los datos es laborioso y puede ser propenso a errores y a malas interpretaciones, ya que todo se hace a mano. Las copias físicas también pueden extraviarse, perderse o dañarse debido a un mal manejo o a problemas de almacenamiento.
Cambiar a una solución de software de pago electrónico, como Tipalti, puede erradicar las desventajas de los procesos de correspondencia manual.
Por qué debe automatizar su proceso de correspondencia
Automatizar el proceso de correspondencia puede ayudar a ahorrar tiempo, dinero, recursos y energía. El cambio a un proceso digitalizado garantiza la rapidez en los pagos, la precisión en la codificación de los datos y la accesibilidad en varias plataformas.
La automatización del PA, como la que ofrece Tipalti, puede reducir el 80% de la carga de trabajo del departamento de contabilidad sin necesidad de emplear personal adicional.
Los procesos de cotejo automatizados también reducen el tiempo dedicado a una tarea. Genera y envía las facturas de forma automática y sin errores: se acabaron los retrasos y las demoras en los pagos.
La solución de automatización del proceso de conciliación
Una automatización integrada de AP es una solución innovadora y eficiente para las empresas que quieren minimizar la carga de trabajo y maximizar la productividad de los empleados.
Tipalti es la solución de automatización para todos los problemas de AP que experimentan las empresas con procesos de conciliación manuales. Las facturas se envían y reciben a través del correo electrónico o del portal web, lo que hace que la tramitación del pago sea casi sin esfuerzo. Las facturas pueden ser enviadas en lotes para un procesamiento empresarial más organizado.
El procesamiento de Tipalti no termina ahí. También realiza un ciclo de todo el procedimiento de pago y coteja los documentos correspondientes para un proceso más ágil.
Saber qué necesita la empresa y cómo puede mejorar, especialmente en el aspecto financiero, puede ser un punto de partida para que una organización crezca y gane tracción a largo plazo. Las innovaciones en AP son elementos vitales para una solución empresarial global sostenible y centralizada, un pago a la vez.