Vous ne savez pas quoi demander à l’hôtel lorsque vous bloquez des chambres pour les invités du mariage ?
C’est un problème commun à la plupart des mariées. À part les organisateurs d’événements, peu de gens connaissent les tenants et aboutissants du blocage des chambres d’hôtel. Ci-dessous, nous avons listé plusieurs questions que vous devriez poser à chaque hôtel de votre liste.
Quelle liste ?
Beaucoup de mariées font l’erreur d’obtenir des tarifs de groupe auprès d’un seul hôtel et d’appeler cela une journée. Pourquoi ? Elles n’ont pas le temps d’appeler les hôtels de toute la ville à la recherche de tarifs. Ne faites pas cette erreur car cela réduit considérablement votre pouvoir de négociation.
Vous pouvez obtenir des tarifs de groupe pour les hôtels en ligne afin de ne pas avoir à appeler les hôtels individuellement. Il suffit de remplir un simple formulaire de tarifs de groupe pour les hôtels et les hôtels vous envoient par courriel (oui, par courriel…) leurs tarifs de groupe sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Oh, et le service est gratuit.
Une fois que vous avez des offres de plusieurs hôtels, alors préparez-vous à poser des questions sur la réservation de chambres d’hôtel pour les invités du mariage.
Quelles questions dois-je poser ?
Nous avons organisé les questions en trois sections pour que ce soit plus facile à suivre.
- Questions concernant le blocage des chambres (# de chambres etc.)
- Questions concernant le contrat (taux d’attrition, politiques d’annulation..)
- Questions concernant les commodités (Freebies…..Que recevez-vous pour bloquer des chambres dans leur hôtel ?)
Commençons par la première série de questions :
Questions générales concernant le blocage des chambres
- Y a-t-il un nombre minimum de chambres que vous devez bloquer ?
- Quelle serait la date limite ?
- Les réservations seront-elles acceptées après la date limite à vos tarifs réduits tant qu’il y a de la disponibilité ?
- Comment vous feront-ils savoir qui a réservé des chambres ? Par courriel ?
- Est-ce qu’il y a une personne de référence qui coordonne ces types d’événements, ou aurai-je affaire à une personne différente chaque fois que j’appellerai ?
- Peuvent-ils bloquer les chambres de vos invités les unes à côté des autres ?
- Est-ce qu’ils ont un code en ligne pour que vos invités bénéficient du tarif de groupe ou doivent-ils appeler l’hôtel directement ?
Lire la suite dans notre section FAQ sur le blocage de chambres d’hôtel
Questions relatives au contrat de blocage de chambres
- Un dépôt est-il requis ? Si oui, quel en est le montant ? Quand le dépôt doit-il être versé ? Puis-je effectuer des paiements partiels ? Quand le paiement final est-il dû ?
- Offrez-vous un bloc de chambres de courtoisie ?
- Y a-t-il une clause d’attrition ? Si oui, demandez à ce qu’elle soit supprimée.
- Quelle est la pénalité si vous annulez tout le bloc de chambres ?
- Quelle est la responsabilité des mariés dans le contrat ? (il ne devrait pas y en avoir).
- Pouvez-vous ajouter d’autres chambres si vous remplissez votre bloc au même rabais ?
- À quelle date libéreront-ils les chambres (à quelle date les gens doivent-ils réserver).
- Les invités peuvent-ils prolonger leur séjour au tarif réduit s’ils veulent en faire un week-end plus long ou de courtes vacances ?
- Le stationnement est-il inclus dans le prix de la chambre ? Si non, combien coûte le stationnement ? Est-ce négociable ?
- Avez-vous un nombre minimum ou maximum de chambres qui peuvent être ajoutées au bloc ? Ce nombre peut-il être ajusté ultérieurement ?
Questions sur les services complémentaires et les commodités (c’est-à-dire les choses gratuites)
- Quelles sont les commodités incluses – y a-t-il une piscine, un brunch ou un petit-déjeuner ?
- Les chambres des clients seront-elles dispersées dans l’hôtel ou leurs chambres peuvent-elles être proches les unes des autres ?
- Comment puis-je livrer des sacs-cadeaux OOT hors de la ville ? Parfois, l’hôtel facture pour cela, alors assurez-vous de savoir ce qui est inclus. S’ils facturent, voyez alors si vous pouvez distribuer les sacs lors du dîner de répétition pour éviter de payer l’hôtel.
- Est-ce qu’ils ont une chambre disponible pour le brunch du lendemain ou pour y ouvrir les cadeaux ? Si oui, y a-t-il un coût supplémentaire ?
- L’hôtel dispose-t-il d’une navette gratuite qui peut transporter les invités vers et depuis les lieux de la cérémonie ou de la réception ? Y a-t-il un supplément si vous souhaitez réserver cette navette exclusivement pour votre fête ?
- Fourniront-ils un petit-déjeuner gratuit à vos invités ?
- Le Wi-Fi est-il inclus dans le tarif de groupe ?
- Fourniront-ils aux mariés une suite nuptiale gratuite ?
- Fourniront-ils des notes de bienvenue aux invités de votre hôtel ?
- Est-ce qu’ils mettront un panneau sur le chapiteau pour souhaiter la bienvenue à vos invités (ex. Bienvenue à la fête de mariage Smith/Tolsen)
Questions générales sur l’hôtel
Les questions suivantes sont des questions générales sur l’hôtel auxquelles vous pouvez répondre en faisant quelques recherches en ligne.
- Quels sont les équipements inclus dans vos chambres ordinaires?
- Avez-vous des suites ? Si oui, combien ?
- Avez-vous des chambres accessibles aux personnes handicapées ? Si oui, combien ?
- Quelle est votre heure d’arrivée ? Quelle est votre heure de départ ?
- Votre hôtel dispose-t-il d’un restaurant ?
- Le petit-déjeuner est-il inclus dans la nuitée ?
- Vous disposez d’un centre d’affaires ? Un centre de fitness ?
- Est-ce que vous avez une piscine ? Est-elle chauffée ? À l’intérieur ?
- Avez-vous un service de transport vers l’aéroport local ?
Plutôt que d’essayer d’improviser, copiez/collez les questions ci-dessus dans un courriel ou imprimez cette page pour l’emporter avec vous lorsque vous visiterez l’hôtel. Non seulement vous passerez pour quelqu’un qui a fait ses recherches, mais vous aurez également les informations nécessaires pour décider de l’offre d’hôtel qui vous convient le mieux.
Que faire ensuite ?
Regardez notre page FAQ où nous avons listé les questions les plus courantes que les mariées ont posées sur l’obtention d’un bloc de chambres dans un hôtel.