Se trabalha como freelancer ou contratante independente, a maioria dos seus clientes deve pedir-lhe que preencha o Formulário W-9, Pedido de Número de Identificação Contribuinte (NIF) e Certificação. Este formulário ajuda as empresas a receber informação chave dos seus vendedores a fim de preparar declarações de informação para o IRS. As empresas têm de apresentar declarações de informação utilizando o Formulário 1099-MISC sempre que pagam a um freelancer ou contratante independente um total de $600 ou mais durante o ano.
Os seus clientes utilizarão a informação no seu W-9 para colocar o seu nome, nome da empresa, endereço, e número de identificação de contribuinte (TIN) no 1099-MISC que apresentam sobre si. Enviarão uma cópia do 1099-MISC para o IRS e outra cópia para si no final de Janeiro, após o fim do ano fiscal.
Outras circunstâncias para as quais lhe poderá ser pedido que preencha um W-9 incluir:
- Determinadas transacções imobiliárias
- Juros de hipoteca pagos
- Aquisição ou abandono de propriedade garantida
- Cancelamento de dívidas
- Contribuições para um acordo de reforma individual (IRA)
Como preencher o formulário W-9: Pedido de Número de Identificação Contribuinte (TIN) e Certificação
O formulário W-9 é um dos formulários de IRS mais fáceis de preencher, mas se os formulários de impostos o deixarem nervoso, não se preocupe. Vamos acompanhá-lo pela forma correcta de o preencher.
P>Passo 1: Introduza o seu nome, tal como indicado na sua declaração de impostos.
Passo 2: Introduza o nome da sua empresa ou nome da entidade “disregarded entity”, se diferente do nome que introduziu para o passo 1. Por exemplo, pode ser uma empresa individual, mas para fins de marketing, não usa o seu nome pessoal como nome da sua empresa; em vez disso, está a “fazer negócio como” outra denominação. Introduziria esse nome aqui. Quanto à parte da entidade ignorada, se não souber o que é, provavelmente não o é. O tipo de entidade desconsiderada mais comum é uma sociedade unipessoal de responsabilidade limitada.
Etapa 3: Que tipo de entidade empresarial é você para a classificação fiscal federal: empresa unipessoal, sociedade em nome colectivo, sociedade anónima, sociedade S, trust/estabelecimento, sociedade de responsabilidade limitada, ou “outra”? Marque a caixa apropriada. Se não tiver a certeza, é provavelmente uma empresa unipessoal, porque teria de apresentar muita papelada para se tornar uma das outras entidades.
P>Passo 4: Isenções. É provável que vá deixar estas caixas em branco. Aqui estão algumas excepções:
1. Os beneficiários que estão isentos de retenção de segurança, tais como empresas (na maioria dos casos), poderão ter de introduzir um código na caixa “Código do beneficiário isento”. As instruções do formulário W-9 enumeram os beneficiários isentos e os seus códigos e os tipos de pagamentos para os quais estes códigos devem ser utilizados. As empresas que preenchem um W-9 para recepção de juros ou pagamentos de dividendos, por exemplo, introduziriam o código “5”
2. Os beneficiários que estão isentos de declaração ao abrigo da Lei de Cumprimento Fiscal da Conta Estrangeira (FATCA) poderão ter de introduzir um código na caixa “Isenção do código de declaração da FATCA”. Nenhum destes campos se aplicará ao típico contratante independente ou freelancer.
P>Passo 5: Indique o seu endereço, cidade, estado, e código postal. E se o seu endereço domiciliário for diferente do endereço da sua empresa? Que endereço deve fornecer no Formulário W-9? Utilize o endereço que irá utilizar na sua declaração de impostos. Por exemplo, se for um empresário em nome individual que aluga um escritório, mas preenche a sua declaração de impostos utilizando o seu endereço domiciliário, introduza o seu endereço domiciliário no formulário W-9 para que o IRS não tenha problemas em corresponder os seus 1099s com o seu formulário 1040.
Passo 6: Neste passo opcional, pode fornecer o nome e endereço do requerente. Talvez queira preencher esta caixa para manter um registo de quem forneceu o seu número de identificação fiscal.
P>Passo 7: O IRS chama esta secção Parte I, que tem de o fazer pensar quais foram todas as etapas que acabou de completar. Aqui, deve fornecer o número de identificação fiscal da sua empresa, que será ou o seu número individual de Segurança Social (SSN) se for uma empresa em nome individual, ou o seu número de identificação do empregador (EIN) se for outro tipo de empresa. Agora, algumas empresas em nome individual também têm EIN, mas o IRS prefere que os empresários em nome individual utilizem os seus SSN no formulário W-9. Mais uma vez, isso facilitará a correspondência de quaisquer 1099s que receba com a sua declaração de impostos, que arquivará sob o seu SSN.
E se o seu negócio for novo e não tiver um EIN? Ainda pode preencher o formulário W-9. O IRS diz que deve solicitar o seu número e escrever “solicitar” no espaço para o TIN. Quererá obter este número o mais rapidamente possível porque, até o fazer, estará sujeito a retenção de reserva. Pode solicitar um EIN no website do IRS. Ver as instruções abaixo para o Passo 8, Parte II, para mais informações sobre retenção de segurança.
P>Passo 8: Na Parte II, deve atestar a veracidade de todas as suas informações antes de poder assinar o formulário W-9. Deitar-se intencionalmente num formulário de impostos pode significar que terá de pagar uma multa ou ir para a prisão; o IRS não se mete em confusões. Antes de assinar o formulário W-9, aqui estão as declarações que deve certificar que são verdadeiras, sob pena de perjúrio:
1. O número indicado neste formulário é o meu número de identificação fiscal correcto (ou estou à espera que me seja emitido um número).
se estava a pensar em usar um número de identificação fiscal “emprestado,” roubado ou inventado, pense duas vezes antes de mentir sob juramento.
2. Não estou sujeito a retenção na fonte porque: (a) estou isento de retenção na fonte, ou (b) não fui notificado pelo Serviço de Finanças (IRS) de que estou sujeito a retenção na fonte em resultado de não comunicar todos os juros ou dividendos, ou (c) o IRS notificou-me de que já não estou sujeito a retenção na fonte.
Os principais contribuintes estão isentos de retenção na fonte. Se não tem ideia do que o IRS está aqui a falar, provavelmente está isento. Se não estiver isento, o IRS tê-lo-á notificado, e a empresa que o paga precisa de saber porque é obrigado a reter o imposto de rendimento do seu salário a uma taxa fixa de 24% e enviá-lo para o IRS. A propósito, agora conhece outra boa razão para não fazer batota na sua declaração de impostos: Poderá ter de falar disso a um futuro cliente, e isso poderá fazer com que a empresa pense duas vezes em si. O item (c) diz basicamente que se uma vez foi sujeito a retenção na fonte mas já não o é, ninguém precisa de saber.
3. Sou um cidadão americano ou outra pessoa americana.
Se é um estrangeiro residente, está livre. O IRS também considera o seguinte como uma “pessoa dos EUA”: uma sociedade, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou ao abrigo das leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; e um trust doméstico. Se a sua empresa é uma sociedade que tem um parceiro estrangeiro, aplicam-se regras especiais; leia sobre elas nas instruções para formar a W-9. Se não for cidadão americano, poderá ter de preencher o formulário W-8 ou o formulário 8233 em vez disso.
4. O(s) código(s) FATCA introduzido(s) neste formulário (se houver) indicando que estou isento de relatórios FATCA está correcto.
Provavelmente não precisará de se preocupar com este, que tem a ver com o Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
Considerações especiais ao preencher o formulário W-9
O formulário W-9 diz-lhe para riscar o item 2 acima se tiver sido notificado pelo IRS de que está actualmente sujeito a retenção na fonte por não ter reportado todos os juros e dividendos na sua declaração de impostos.
Pode riscar o item 2 se estiver a preencher o formulário W-9 em relação a uma transacção imobiliária. O item 2 não se aplica neste caso, por isso não importa se está sujeito a retenção de segurança.
Agora, se ler atentamente as letras miúdas nas instruções W-9, parece indicar que a maioria das pessoas não é obrigada a assinar este formulário. Geralmente, só é necessário assiná-lo se o IRS lhe tiver notificado que forneceu previamente um NIF incorrecto. No entanto, à parte os aspectos técnicos, a pessoa que lhe pediu para preencher o formulário W-9 provavelmente considerá-lo-á incompleto ou inválido se não o tiver assinado, e boa sorte a tentar convencê-los do contrário.
Devolver o formulário W-9
Devolver o formulário W-9 preenchido à empresa que lhe pediu para o preencher. Idealmente, irá entregá-lo pessoalmente para limitar a sua exposição ao roubo de identidade, mas este método muitas vezes não é prático. O correio é considerado relativamente seguro. Se tiver de enviar o formulário por e-mail, deve encriptar tanto o documento como a sua mensagem de e-mail e verificar três vezes se tem o endereço de e-mail correcto do destinatário antes de enviar a sua mensagem. Os serviços gratuitos estão disponíveis online para o ajudar a fazê-lo, mas verifique a sua reputação antes de lhes confiar os seus documentos.
The Bottom Line
O fornecimento de informações precisas no seu formulário W-9 ajudará a assegurar que os pagamentos que recebe – ou outras transacções que requerem este formulário – sejam devidamente comunicados ao IRS. Se não estiver seguro de alguns itens, tais como a classificação adequada do seu negócio, verifique com o seu contabilista ou outro consultor financeiro.